دستیار دانش داخلی سازمان؛ جواب کارکنان از اسناد خودتان
آیین‌نامهٔ مرخصی، راهنمای IT، فرایند تدارکات و دستورالعمل‌های ایمنی معمولاً در پوشه‌هایی گم‌اند که کسی بازشان نمی‌کند. آن‌ها را به پایگاه دانش یک دستیار بدهید تا کارکنان سؤالشان را بپرسند و جواب را همراه نام سند مرجع بگیرند.
دانش سازمان هست، اما پیدا نمی‌شود
کارمند برای یک سؤال ساده دربارهٔ اضافه‌کار یا تنظیم ایمیل سازمانی، باید از همکار بپرسد یا ایمیل بزند و منتظر بماند. همین سؤال‌ها هر ماه تکرار می‌شوند و وقت منابع انسانی و IT را می‌گیرند.
جواب با نام سند مرجع
کارمند می‌بیند پاسخ از کدام آیین‌نامه آمده و در صورت نیاز به خود سند مراجعه میکند.
پوشه‌بندی به تفکیک واحد
اسناد منابع انسانی، IT و مالی را در پوشههای جدا مدیریت و به‌روز کنید.
داخل سامانهٔ خودتان
با API عمومی، دستیار را در پرتال، اینترانت یا اپلیکیشن داخلی صدا بزنید.
حافظه زیر کنترل
حافظهٔ ثبت‌شده برای هر مخاطب را در پنل ببینید و در صورت درخواست پاک کنید.
دستیار دانش داخلی سازمان، قدم‌به‌قدم
همهٔ مراحل در پنل فارسی پلکسیت و بدون کدنویسی انجام می‌شود.
- ۱
اسناد را پوشه‌بندی کنید
آیین‌نامه‌ها و راهنماها را به تفکیک واحد در پوشههای پایگاه دانش بگذارید.
- ۲
دستورالعمل داخلی بنویسید
مشخص کنید دستیار در نبود پاسخ، کارمند را به کدام واحد یا شمارهٔ داخلی ارجاع دهد.
- ۳
دسترسی را محدود کنید
ویجت را روی پرتال داخلی بگذارید و فقط دامنهٔ آن را مجاز کنید، یا از API در سامانهٔ خودتان استفاده کنید.
- ۴
با سؤال‌های کارکنان بسنجید
پرتکرارترین سؤال‌های واحدها را در گفت‌وگوی آزمایشی بپرسید.
پاسخ‌هایی که از اسناد خودتان ساخته می‌شوند
نمونه‌ها برای نمایش ساخته شده‌اند؛ دستیار شما همین کار را با اسناد واقعی خودتان انجام می‌دهد و منبع هر پاسخ را کنارش برمی‌گرداند.
- اضافه‌کار روزهای تعطیل چطور حساب می‌شه؟طبق آیین‌نامه، هر ساعت اضافه‌کار در روز تعطیل با ضریب ۱٫۴ محاسبه می‌شود و باید پیش از انجام، به تأیید مدیر واحد برسد.منبع:hr/overtime.pdf
- ایمیل سازمانی رو روی گوشی چطور تنظیم کنم؟از بخش افزودن حساب، گزینهٔ Exchange را انتخاب کنید و نشانی سرور mail.company.ir را وارد کنید. مراحل تصویری در راهنمای IT آمده است.منبع:it/mobile-mail.pdf
- درخواست خرید تجهیزات رو باید به کی بدم؟فرم درخواست خرید را در سامانهٔ تدارکات ثبت کنید؛ خریدهای بالای ۵۰ میلیون تومان به تأیید معاونت مالی هم نیاز دارند.منبع:finance/procurement.docx
این راهکار چه کارهایی انجام نمی‌دهد؟
- به سامانه‌های داخلی مثل حقوق‌ودستمزد یا حضوروغیاب وصل نمی‌شود و اطلاعات فردی کارکنان را نمی‌بیند.
- ورود سازمانی ندارد؛ دسترسی را با محل نصب ویجت (پرتال داخلی و دامنه‌های مجاز) یا سامانهٔ خودتان کنترل کنید.
کسب‌وکارهایی که از دستیار دانش داخلی سازمان بیشترین سود را می‌برند
کجا و چطور نصبش کنید
راهنمای گام‌به‌گام نصب ویجت یا یکپارچه‌سازی با API، با کد آماده.
پرسش‌های رایج دربارهٔ دستیار دانش داخلی سازمان
دستیار فقط در دسترس کارکنان خواهد بود؟
پلکسیت ورود سازمانی ندارد. ویجت را فقط روی پرتال یا اینترانتی بگذارید که پشت ورود سازمان است و همان دامنه را مجاز کنید، یا دستیار را با API در سامانه‌ای صدا بزنید که کارکنان در آن وارد شده‌اند.
اسناد محرمانه را هم می‌توانیم بارگذاری کنیم؟
هر سندی که در پایگاه دانش یک دستیار باشد، ممکن است در پاسخ به هر کاربر همان دستیار استفاده شود. اطلاعات فردی مثل حقوق و پرونده‌های پرسنلی را بارگذاری نکنید و فقط اسنادی را بگذارید که همهٔ کاربران آن دستیار اجازهٔ دیدنشان را دارند.
برای هر واحد دستیار جدا لازم است؟
الزامی نیست؛ یک دستیار با پوشههای جدا برای هر واحد هم کار میکند. اگر پلن حساب بیش از یک دستیار را مجاز کند، میتوانید برای هر واحد دستیاری با لحن و دستورالعمل خودش بسازید.
داده‌های ما برای آموزش دستیار دیگران استفاده می‌شود؟
خیر؛ اسناد هر دستیار در فضای دانش اختصاصی همان دستیار نمایه و فقط در پاسخ‌های همان دستیار جست‌وجو می‌شوند.
کارهای دیگری که میتوانید به دستیار بسپارید
دستیار دانش داخلی سازمان را همین امروز راه بیندازید
ثبت‌نام رایگان است و به کارت بانکی نیاز ندارد. اسنادتان را بارگذاری کنید، در زمین تمرین امتحانش کنید و با یک خط کد روی سایت بگذارید.