پوشه‌بندی اسناد پایگاه دانش
با پوشه و زیرپوشه، اسناد دستیار را موضوعی مرتب کنید تا مدیریت و به‌روزرسانی دانش ساده بماند.
فهرست مطالب
وقتی تعداد اسناد پایگاه دانش زیاد می‌شود، پیدا کردن و به‌روز نگه داشتن آن‌ها سخت می‌شود. بخش پوشهها در تب پایگاه دانش به شما اجازه می‌دهد اسناد را در پوشه و زیرپوشه مرتب کنید.
ساخت پوشه
بخش پوشهها را پیدا کنید
در تب پایگاه دانش، کنار فهرست سندها، بخش «پوشهها» را می‌بینید. ریشهٔ آن «همه سندها» است.
«پوشه جدید» را بزنید
اگر می‌خواهید زیرپوشه بسازید، ابتدا پوشهٔ والد را انتخاب کنید.
نام بگذارید
در پنجرهٔ «ساخت پوشه» نام پوشه را بنویسید و ثبت کنید. پیام «پوشه ساخته شد» نمایش داده می‌شود.
قرار دادن اسناد در پوشه
- هنگام آپلود: پیش از آپلود یا «افزودن متن»، پوشهٔ مقصد را انتخاب کنید.
- بعد از آپلود: در فهرست سندها از گزینهٔ انتقال به پوشهٔ مقصد را انتخاب کنید، یا با انتقال به ریشه سند را از پوشه بیرون بیاورید.
تغییر نام پوشه
از منوی عملیات کنار هر پوشه، با گزینهٔ تغییر نام نام آن را عوض کنید. پیام «نام پوشه تغییر کرد» نشان می‌دهد تغییر ذخیره شده است. تغییر نام پوشه روی اسناد داخل آن اثری ندارد و همه در دسترس دستیار می‌مانند.
حذف پوشه
یک ساختار پیشنهادی
| پوشه | محتوا |
|---|---|
| محصولات | معرفی دسته‌ها، مشخصات و راهنمای انتخاب |
| ارسال و مرجوعی | هزینه و زمان ارسال، شرایط بازگشت کالا |
| پرداخت | روش‌های پرداخت و پرسش‌های مالی |
| درباره ما | ساعت کاری، نشانی و راه‌های تماس |
برای یک کسب‌وکار خدماتی، پوشهها را بر اساس خدمات، تعرفه‌ها، فرایند شروع همکاری و قوانین بسازید.
نگهداری منظم
- هر ماه فهرست سندها را مرور کنید و اسناد قدیمی را حذف یا جایگزین کنید.
- برای نسخه‌های قدیمی یک سند، به‌جای نگه‌داشتن هر دو، از «جایگزینی با فایل» یا «جایگزینی با متن» استفاده کنید تا اطلاعات متناقض در دانش نماند.
- نام اسناد را توصیفی بگذارید، مثل shipping-policy.md، تا در فهرست به‌سرعت پیدا شوند.
چطور زیرپوشه بسازم؟
ابتدا پوشهٔ والد را در بخش «پوشهها» انتخاب کنید و سپس «پوشه جدید» را بزنید. برای سادگی، دو یا سه سطح معمولاً کافی است.
آیا جابهجایی سند نیاز به پردازش دوباره دارد؟
خیر؛ جابهجایی فقط محل سند را در ساختار پوشهها عوض میکند و محتوای آن بدون تغییر در دسترس دستیار میماند.
پوشهها بین دستیارها مشترکاند؟
خیر؛ هر دستیار پوشهها و اسناد خودش را دارد.